承运商招标管理

 

----德尔维特公司承运商招标项目

 

ILT三级第四期学员   赵海东

 

 

    本文主要介绍一家IT分销商在全国进行承运商招标的项目实施过程，文中重点介绍了该项目对于选择那些要素作为评定承运商的考核标准，该项目对于承运商的考评主要分为两个部分，一个部分是相对来说定性的部分，主要包括承运商的基本情况、网络能力、IT系统能力、质量管理体系、服务标准、运营能力等等，对各承运商在相同的标准下进行比对，确定他们的得分，该部分占30%的分值；另外一个部分是价格部分，对于价格的考核是一个综合的指标，它包含了运输的时间、门到门的能力、运输单价，对于这部分主要介绍了具体怎么综合三个指标，以及得分的评定方法，该部分的得分占70%。对于承运商的评估，当然不能仅仅停留在一份标书上，该项目也强调了要对承运商进行现场的实际考查，具体观察其操作情况，由于这部分不时该文的重点，文中没有详细阐述现场考察的方法及考察要点。最后，对该项目的一些优缺点进行了总结，期望能给读者带来更多的启示。

 

   在物流成本中，运输费用基本上要占物流总成本的70%左右，所以对于承运商的选择越来越被承运人重视。近年来，很多公司在选择承运商的时候都是以招标的方式进行，在管理和甑选上更加科学化和规范化。但是，对于承运商的选择上，每个公司都有自己的一套标准，其中有的对价格的要求占的比重达一些，有的对服务的要求占的比重大一些，大多难以做到全面、客观、科学地处理价格和服务的平衡。笔者曾经亲身经历的一个承运商招标项目，就是由于考虑的不够周全，最后中标的是一家恶意杀价的运输商，结果根本无法满足公司的服务要求，给公司的正常运作和客户服务都造成极坏的后果。

笔者在这里以德尔维特公司的承运商招标项目为案例，介绍一下该项目的实施细节，当然并非说该项目就考虑得十分全面、客观和科学，只是觉得该项目在服务和价格之间的平衡作得相对较好，也希望读者能够从中得到一些启迪和有用的经验。

一、     项目背景资料介绍

    德尔维特公司是一家分销IT类产品的公司，客户是遍及全国的

经销商，主要覆盖省会城市和大多数二级城市。该公司在全国有四个地区分拨中心，分别位于上海、北京、广州和成都，另外还有九个城市配送中心，分别位于天津、沈阳、济南、西安、南京、杭州、武汉、福州和重庆，各地的仓库主要覆盖自己的区域，但是也可以全国范围内发货。运输服务主要以门到门的方式为主，并且对运输时间、准确率和运输破损率的要求都比较高。希望通过本次招标寻求到长期战略合作伙伴，在双方互惠互利的基础上共同实现提高服务质量、降低运输成本的要求。在区域的设定上，本次招标共设置五个层面，分别是全国范围、华东地区、华南地区、华北地区和西南地区，竞标者可以选择在全国范围竞标，也可以选择在区域范围竞标。

二、     项目实施过程

    德尔维特公司的承运商招标项目进行了周密的组织和安排，运

作部门的总经理给予了充分的支持，并由储运部经理亲自挂帅，确保该项目的顺利实施，其具体的实施过程如下：

    1、组建项目团队并进行职责划分

组建专门的项目团队，由总公司储运部经理出任团队的领导，成员包括各地区的储运部经理和运输主管，以及一名专职的团队协调者。由团队的Leader制定各成员的工作职责，并负责控制整个项目的进程。

2、项目进度计划

首先确定该项目所要作得具体工作细分为：

A、成立团队

B、设定目标和衡量标准

C、计划

D、数据采集及分析

（1）、数据收集

（2）、数据分析

（3）、根据客户需要调整我们的目标及衡量标准

（4）、制定运输承运商的筛选标准

E、承运商评估

（1）、挑选出符合标准的承运商

（2）、资信及能力的评估

（3）、拜访

（4）、评估报告—确定招标范围

F、承运商招标

（1）、标书文本

（2）、招标—标书的下发

（3）、承运商制作标书并返回

（4）、开标，评定结果

（5）、管理层认同

G、承运商管理方案

（1）、考核方案

（2）、管理标准

（3）、方案定稿

所有这些细节工作在四个大区同时展开，由团队Leader制定项目进度计划表如下：  

    3、按照时间进度计划表，各项目具体负责人按时完成各自的工作，该项目是一个非常庞大的工程，工作量也非常大，对于其中的一些非关键的细节，比如数据收集分析，承运商评估等，这里就不一一阐述，主要介绍一些该项目标书中的一些考核细节和具体的评定标准。

三、     该项目标书涉及的一些考核细节

    该项目的标书在设计时将考核分成两个部分，一部分是承运商的基本情况，属于文字部分，另一部分是电子表格格式，主要是运输价格和运输到达时间。下面我们分别介绍标书中的相关内容。

（一）、文字叙述部分

1、承运商基本情况，包括公司的全称、地址、联系人、电话、传真，公司的营业执照复印件及税务登记证，公司和所属分公司的组织结构图和现有员工人数，公司的运输网络，公司的协作伙伴及其组织、运输网络及运力。

2、承运商运输资源，包括自有车辆的数量及详细情况和车辆照片，公司的调度管理情况，公司的其他运输能力包括空运、铁路和快递。

3、承运商的经营情况，包括公司近三年的基本营运状况，公司的三个客户的基本情况，公司未来三年的发展计划，公司主要运输货物的种类。

4、内部管理，包括运输作业流程，货物追踪及签收流程，出险后的理赔流程，以及应急情况下的处理流程。

5、系统管理，陈诉贵公司的自有软件和网站，可以提供哪些运输报告，可查询的情况。

6、质量体系，请陈述贵公司现有何种质量保证，如运输时间控制，运输质量保证，装卸质量保证。贵公司对质量有何控制计划，或持续的改进计划、质量提高计划？贵公司目前正在实施的质量计划是什么？请列出贵公司已经获得的质量奖或质量认证（如ISO9000等）。

7、其他服务要求，贵公司现有的赔偿标准，若有请简述，贵公司是否有临时应急调动能力；并能在节假日提供服务，贵公司是否可以提供一些附加服务，如代收款或带回返修件等。

（二）、电子表格部分

请贵公司按随附格式提供相关报价，其中包括时间，价格，

服务方式（是否门到门）。表格中涉及目前德尔维特所属14个仓库的货量情况，以供报价参考。

注意,我司目前的货物状况是1立方米约等于150~170公斤之

间。贵公司可以提供单公斤价，也可以以立方米报价。但请在报价中注明公斤与立方米的折算标准。合同一但签定, 不再接受重货,泡货的加价。

表格主要是分别以14个仓库所在地为出发城市，到达其覆盖区域内的省会城市和一些二级城市的运输价格和时间。运输方式上分为公路、铁路、空运和快递等等，这里就不贴上样表了。

报价表格请用电子邮件的方式发到指定的邮箱，并且在返回的标书中附上原文件的软盘。

四、     该项目关于标书的具体评分标准

在评分上，也分为文字部分和报价部分。下面分别进行阐述：

（一）、文字部分

根据标书中要求承运商提供的所有情况，制定出能够分级的标

准，对所有参与投标的承运商按照统一的标准进行评分。评分的标准及记录表格附加如下：

（二）报价部分

对于报价部分的评分，该部分总分先设定为100分，其中价格占30分，门到门得能力为40分，运输时间为30分，主要是采用用竞标人的价格和现在德尔维特的价格进行比对，计算出所竞标城市的总的运价，将现在德尔维特的标准定位20分，竞标人的总价格比现在的标准高或者低的百分比加减基础的20分，就是竞标人的得分。运输时间和门到门得能力，采用到达具体的单个城市的运输时间，乘以该城市运量所占该出发城市总发货量的百分比，得到的数字与现在德尔维特的相应得分进行比对，从而计算出竞标人的得分。

具体的计算得分过程，现举例如下：

（三）总体得分评定

最后，将各个承运商的文字部分得分、附加分及价格部分得分综合后，得到各承运商的最后得分，总得分的计算方式为：文字部分占30%，价格部分占70%，两者总分加上附加得分即位该承运商的总的得分。选出总分前三名的承运商入围。

（四）承运合同的签订

从选定的承运商中，结合承运商的现场拜访了解的实际操作情况，以及商务谈判的情况，可以分别就各种运输方式和承运商单独签约，也可以考虑综合情况，只签约一家承运商。在运输合同签订后进行一个月的试运作，然后评定承运商，最终选择承运商，与之建立战略合作伙伴关系。

五、     分析与总结

该项目在承运商的招标上考虑得比较周全,除了成本因素价格外,

还考虑了客户服务质量因素,例如运输时间、门到门能力等等，并且在两者之间有一个很好的平衡。在竞标人的投标资料中还考虑了很多的硬件资料，如注册资金、自有车辆情况、网络能力，还涉及了承运商的软件能力，如系统使用情况、通过何种质量认证、追踪查询能力等等。同时，在每个地区的前三名入围后，还要组织地区储运经理和运输主管，到承运商的货场实地考察，确认标书填写内容的真实性，并且现场考察承运商的操作，确认是否和标书上填写的操作流程一致。所有这些考虑，对于要甑选出长期合作伙伴非常有利，同时也避免了恶性杀价的竞标者。通过这次招标，该公司在各个区域都找到了长期的战略合作伙伴，运输成本略有下降，但是服务质量提升了很多，提升料公司的形象。

当然，该项目中叶有考虑部周的地方，比如，该项目中对于各种运输方式是分开进行评分，可能有的公司是专业做空运的，那么它在空运中的得分就很高，而有的公司是由综合实力的，肯定在单一运输方式上就没有专业的公司做得好，这样操作的结果必然导致一个地区中标的承运商可能是几个的专业运输公司，形成一个多个承运商同时合作的局面，给管理工作带来一定的难度，同时也增加了管理成本。实际上，我们是希望能找到一个由综合实力的公司，这对于双方的长期战略合作才是最为由利的。

 

通过以上项目的介绍，我们确实觉得承运商招标时一个非常庞大和系统的工程，不仅需要我们各级管理者的重视，还要我们参与该项目的人员全力的付出。希望通过以上项目的介绍，使读者能够了解承运商招标的流程，以及在标书设计时需要考虑的诸多因素，需要考虑的各种关系的平衡。当然，由于笔者的水平有限，文中难免有不对之处，敬请各个专家指正！